ניהול סריקת חשבוניות

פתרון סריקה

מפתוח ובעור חשבוניות

ניהול סריקת חשבוניות

פתרון סריקה, מפתוח ובעור חשבוניות.

 

פתרון דיגיטלי לצורך סריקת חשבוניות, מפתוח ובעור חשבוניות החוסך את עלויות ההדפסה והאחסון של חשבוניות, תעודת המשלוח וכד'.

באמצעות פתרון סריקת חשבוניות של חברת IFN תוכל לארכב את כל מסמכי הנייר, על פי תקנות רשות המסים, לקלוט את נתוני המסמכים ישירות למערכת הנהלת החשבונות, ללא צורך בהקלדה ידנית ולבצע את תהליכי אישור החשבונית והפצת המסמכים בתוך הארגון.

הפתרון של IFN מבוסס על IBM Datacap המאפשר סריקת חשבוניות מבוזרת וכולל מספר מנועי OCR, ביניהם מנוע ABBYY התומך בעברית. לפתרון יכולות זיהוי וחילוץ של טפסים, חשבוניות, כתב יד, check-box ובר-קוד ברמה שמאפשרת אוטומציה של תהליך האיסוף באחוז גבוה.

הפתרון מותקן בחברות עמילות מכס ושילוח (מסמכי שילוח ומטען, חשבוניות), בחברת אשראי (טפסים), בחברת תיירות (e-Ticket), ובחברת ייצור תקשורת (הזמנות-PO).

 

עקרי חוזר‏ מס ‏הכנסה, רשות‏ המסים בנושא בעור מסמכי נייר – בתוקף מה  1/1/2013

התיקון קובע כללים לניהול מסמכים כתוצר של סריקה ממוחשבת. כללים לבעור המסמכים המקוריים וקביעת כללים לשמירת מסמכים בארכיב דיגיטלי.

ההוראות מתייחסות לסריקה של תיעוד חוץ בלבד הכולל קבלות, תעודות משלוח, חשבוניות, חשבוניות מס, הודעות זיכוי והזמנות.

המסמך הסרוק חייב להירשם במערכת החשבונות של הנישום.

המסמך עבר תהליך של סריקה ממוחשבת.

הקובץ הסרוק נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנישום או מי מטעמו, כאישור לכך שמסמך המקור נסרק בשלמותו – התהליך יכול להיות אוטומטי.

אדם נוסף בדק שמסמך המקור זהה לקובץ המחשב שנסרק וחתם בחתימתו האלקטרונית המאושרת כאישור לכך. (חתימה שניה).

בסופו של תהליך סריקת חשבוניות יאוחסן בארכיון קובץ חתום דיגיטלית, אשר עיקרי המידע ממנו חולצו, והקובץ נגיש להנהלת חשבונות, רכש, למערכת ההזמנות או לכל מערכת ארגונית אחרת.